Un codice etico per la Cooperativa

Ricevo e trasmetto integralmente il testo di una proposta proveniente da 5 soci della Cooperativa (ndR). 

Al Presidente della Cooperativa Poggio dei Pini, a tutti i Consiglieri d’Amministrazione, a tutti i candidati per il rinnovo del CdA, a tutti i soci

Oggetto: Ipotesi di Codice Etico

Gentile Presidente,

le chiediamo cortesemente di far pervenire a tutti i Consiglieri d’Amministrazione in carica e a tutti i candidati per il prossimo rinnovo del Consiglio d’Amministrazione la presente lettera a cui viene allegata una copia di ipotesi di Codice Etico. Allo stesso tempo si auspica che il testo del Codice venga pubblicato sul Portale della Cooperativa in modo da informare tutti i soci che restano i veri protagonisti del mezzo secolo già trascorso della nostra vita comunitaria.

Il 27 maggio 2016 venti soci della Cooperativa hanno reso pubblica una lettera appello alla pacificazione dal titolo significativo “Dove vuole andare la nostra comunità?” a cui hanno fatto seguire alcune domande: vogliamo chiudere il capitolo poco glorioso del nostro ultimo decennio? Come possiamo farlo?

In data odierna,3 aprile 2017, a poco più di un mese dall’assemblea per l’approvazione del bilancio 2016 e per le votazioni di rinnovo del Consiglio d’Amministrazione, cinque dei venti soci promotori della lettera appello alla pacificazione sentono il dovere di rispondere alle domande ricordate poco sopra e lo fanno proponendo l’adozione da parte del prossimo Consiglio d’Amministrazione di un Codice Etico.

Si tratta ormai di uno strumento di buone pratiche gestionali che viene adottato dalla stragrande maggioranza delle grandi e piccole aziende e dalle stesse cooperative nell’intento di dare trasparenza  all’amministrazione e di far risaltare il proprio patrimonio di storia e di valori orientato  ad affermare scelte ideali e comportamenti di responsabilità sociale.

La Cooperativa Poggio dei Pini merita di superare il recente difficile momento di assestamento e di crisi adottando un Codice Etico che faccia la sintesi del lascito morale dei Padri Fondatori e dei principi che appaiono chiari nel dettato del proprio Statuto sociale e che possono essere riassunti nei due pilastri dell’amicizia e della solidarietà.

Auguriamo perciò alla nostra comunità di ritrovare serenità, collaborazione di tutti e unità e chiediamo ai candidati  al prossimo  Consiglio d’Amministrazione di dichiarare pubblicamente che si impegneranno ad adottare un Codice Etico che tenga alta la bandiera civile e  morale di Poggio dei Pini.

Grazie per l’attenzione e saluti a tutti.

Marino Benussi, Tonio Demontis, Eugenio Lao, Mario Mariani, Tonino Secchi

Poggio dei Pini 3 aprile 2017

IPOTESI DI CODICE ETICO DELLA SOCIETA’ COOPERATIVA POGGIO DEI PINI

                                                                                Premessa

La Società Cooperativa Poggio dei Pini è stata fondata il 27 luglio 1966. La Società è a mutualità prevalente e non ha scopo di lucro(Art.1 dello Statuto). Scopo della Società è quello di costituire un Centro Residenziale Cooperativo nell’interesse dei soci(Art.2 dello Statuto). I Padri fondatori non ebbero l’intenzione di realizzare una semplice lottizzazione ma perseguirono un progetto originale di comunità che avesse come scopo ambizioso “l’elevazione morale, spirituale, culturale e materiale dei soci”(Art.2 lettera m dello Statuto) e che si basasse “sui principi della solidarietà e dell’amicizia fra i soci e fra le loro famiglie e sulla attiva partecipazione alla gestione degli interessi comuni”(Art.60 dello Statuto).

Dopo mezzo secolo di vita comunitaria, la complessità delle situazioni in cui la Cooperativa si trova ad operare e la necessità di tenere in considerazione prioritariamente gli interessi dei soci e poi di tutti i legittimi portatori di interesse nei confronti dell’attività aziendale, rafforzano l’importanza di definire con chiarezza i valori e le responsabilità che la Cooperativa riconosce, accetta, condivide e assume, contribuendo a costruire un futuro migliore per tutti.

Per questa ragione è stato predisposto il Codice Etico della Società Cooperativa Poggio dei Pini, la cui osservanza da parte degli amministratori, dei sindaci e dei dipendenti, ciascuno nell’ambito delle proprie funzioni e responsabilità, è di importanza fondamentale per l’efficienza, l’affidabilità e la reputazione della Cooperativa, fattori che costituiscono un patrimonio decisivo per il successo dell’azienda e per il miglioramento della propria vita comunitaria.

La Cooperativa si impegna a promuovere la conoscenza del Codice da parte di tutte le persone che a diverso titolo operano nella sua organizzazione e anche degli altri legittimi portatori d’interessi e vigila  in ogni caso con attenzione sull’osservanza del Codice, predisponendo adeguati strumenti e procedure di informazione, prevenzione e controllo e assicurando la trasparenza delle operazioni e dei comportamenti posti in essere, intervenendo, se del caso, con azioni correttive. A questo fine viene istituito un Organismo di Vigilanza a cui sono assegnate le funzioni di Garante del Codice Etico.

1.       Principi generali: l’osservanza della legge, dei regolamenti e delle disposizioni dello Statuto, l’integrità etica e la correttezza sono impegno costante e dovere di tutte le persone che operano nella Cooperativa. La conduzione delle attività societarie deve essere svolta in un quadro di trasparenza, onestà, correttezza, buona fede.

2.       Canoni di comportamento: tutte le operazioni e i comportamenti posti in essere dalle persone che svolgono attività lavorativa nella Cooperativa sono ispirate alla massima correttezza, alla completezza e alla trasparenza delle informazioni, alla chiarezza e veridicità dei documenti contabili secondo le norme vigenti e le procedure interne. Pratiche di corruzione, favori illegittimi orientati anche a favorire parentele, comportamenti collusivi, sollecitazioni, dirette e/o attraverso terzi, di vantaggi personali sono senza eccezione proibiti. Non è mai consentito corrispondere né offrire pagamenti,benefici materiali e altri vantaggi di qualsiasi entità a terzi, rappresentanti di istituzioni pubbliche e private per influenzare o compensare un atto del loro ufficio. A questo riguardo la Cooperativa conferma la sua consolidata prassi di autonomia dalle vicende della politica locale , regionale e nazionale e quindi non si presta a favorire, sotto qualsiasi forma, partiti , movimenti, comitati e organizzazioni politiche e sindacali, nonché i loro rappresentanti e candidati. Ciò non contrasta con la cura che la Cooperativa intende mettere nella piena e attiva cooperazione con le Autorità e in particolare nella capacità di dialogo e di interazione con le istituzioni locali e con la società civile in senso lato.

3.       Rapporti con i soci: la Cooperativa riconosce e promuove il ruolo centrale del socio nell’attività associativa e nelle modalità di espletamento delle sue attività. La Cooperativa perciò ritiene necessario che i soci siano messi in grado di partecipare alle decisioni di sua competenza e di effettuare scelte consapevoli. A questo riguardo la Cooperativa è impegnata ad assicurare la massima trasparenza e tempestività delle informazioni comunicate ai soci, anche mediante il sito internet societario unitamente al Notiziario sui principali avvenimenti dell’attività aziendale e della vita comunitaria. L’accesso al Portale della Cooperativa da parte dei soci è definito da apposito regolamento che viene deliberato dal Consiglio d’Amministrazione e reso pubblico.  La Cooperativa si impegna inoltre a tenere nella dovuta considerazione le legittime indicazioni manifestate dai soci nelle sedi deputate in particolare quando il 20% dei soci dovesse chiedere di indire un referendum propositivo su qualsiasi materia attinente la vita della Società(Art.63 dello Statuto). Viene inoltre istituito l’Albo professionale dei soci al quale attingerà la Cooperativa nelle sue esigenze progettuali. Nel caso la prestazione professionale avesse carattere oneroso la cooperativa ricercherà le opportune offerte anche sul libero mercato assegnando l’incarico al socio iscritto all’Albo a parità di prezzo e di qualità dell’opera.

4.       Sviluppo e tutela delle risorse umane: le persone sono elemento indispensabile per l’esistenza della Cooperativa. La dedizione e la professionalità degli amministratori e dei dipendenti sono valori e condizioni determinanti per conseguire gli obiettivi della Cooperativa la quale si impegna a sviluppare le capacità e le competenze degli amministratori e dei dipendenti, in particolar modo orientate ad un cordiale rapporto di servizio e di collaborazione con i soci e le loro famiglie, e a tutelare le condizioni di lavoro sia nella protezione dell’integrità psico-fisica del lavoratore sia nel rispetto della sua dignità. La Cooperativa interverrà per impedire atteggiamenti interpersonali ingiuriosi, discriminatori o diffamatori nel rigoroso rispetto dei contratti di lavoro. Nell’ambiente di lavoro della Cooperativa è tassativamente proibito trovarsi sotto l’effetto di sostanze alcoliche, di sostanze stupefacenti o di sostanze di analogo effetto .Viene tenuta in massima considerazione anche la normativa vigente in materia di fumo. Le persone della Cooperativa devono partecipare attivamente al processo di prevenzione dei rischi, di salvaguardia dell’ambiente e dell’incolumità pubblica e di tutela della salute e della sicurezza nei confronti di se stessi, dei colleghi e dei terzi nel rispetto e in applicazione degli indirizzi indicati dagli amministratori in materia di tutela della salute, della sicurezza e dell’ambiente.

5.       Tutela della privacy: la Cooperativa intende garantire che il trattamento dei dati personali svolto all’interno delle proprie strutture avvenga nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità degli interessati, così come previsto dalle disposizioni normative vigenti. La Cooperativa si impegna inoltre ad adottare idonee e preventive misure di sicurezza per tutte le banche-dati nelle quali sono raccolti e custoditi dati personali, al fine di evitare rischi di distruzione e perdite oppure di accessi non autorizzati o di trattamenti non consentiti.

6.       Appalti e fornitori : nei rapporti di appalto è fatto obbligo agli amministratori e ai dipendenti della Cooperativa di adottare e di osservare procedure interne per la selezione e la gestione dei rapporti con fornitori e collaboratori esterni , di non precludere ad alcun soggetto in possesso dei requisiti richiesti la possibilità di competere per aggiudicarsi un lavoro o una fornitura, di adottare nella selezione esclusivamente criteri di valutazione oggettivi secondo modalità dichiarate e trasparenti, di utilizzare nella misura maggiore possibile i servizi forniti dai soci iscritti all’Albo, a condizioni competitive e di mercato. La Cooperativa si impegna a includere nei contratti d’appalto la clausola di garanzia che prevede sempre la figura del Direttore dei lavori che dovrà essere persona di fiducia della stessa o un proprio dipendente con l’incarico specifico di richiedere l’osservanza delle condizioni contrattualmente previste. Il compenso da corrispondere dovrà essere esclusivamente commisurato alla prestazione indicata in contratto e i pagamenti non potranno in alcun modo essere effettuati a un soggetto diverso dalla controparte contrattuale. Nei contratti verrà inserita la conferma di aver preso conoscenza del Codice e l’obbligazione espressa di attenersi ai principi ivi contenuti. Nei propri mezzi di informazione la Cooperativa si impegna a rendere note ai soci le esigenze più significative delle proprie forniture e/o di prestazioni professionali e di ricerca di personale.

7.       Conflitti d’interesse: Gli amministratori e i dipendenti della cooperativa sono tenuti a evitare e a segnalare conflitti di interesse tra le attività economiche personali e familiari e le mansioni che ricoprono all’interno della struttura aziendale. In particolare, ciascuno è tenuto a segnalare le specifiche situazioni e attività in cui egli o propri parenti e affini entro il 2° grado o conviventi di fatto, sono titolari di interessi economici e finanziari nell’ambito di fornitori, di clienti e di terzi contraenti. Determinano, inoltre , conflitti d’interesse le situazioni seguenti: utilizzo della propria posizione in cooperativa o delle informazioni acquisite nell’esercizio del proprio incarico, a vantaggio indebito proprio o di terzi. E’ conflitto d’interesse per un amministratore assumere incarichi remunerati e/o vantaggi economici derivati da decisioni di altri amministratori seppure riuniti nell’ambito del Consiglio d’Amministrazione. In ogni caso, gli amministratori e i dipendenti sono tenuti a evitare tutte le situazioni e tutte le attività in cui si può manifestare con conflitto con gli interessi della cooperativa o che possono interferire con la loro capacità di assumere, in modo imparziale, decisioni nel migliore interesse della società e nel pieno rispetto dei principi e dei contenuti del Codice Etico. Ogni situazione che possa costituire o determinare un conflitto di interesse deve essere tempestivamente comunicata al diretto superiore e al Garante del Codice Etico. Parimenti, il soggetto coinvolto si astiene tempestivamente dall’intervenire nel processo decisionale e il superiore individua le soluzioni operative atte a salvaguardare, nel caso specifico, la trasparenza e la correttezza dei comportamenti nello svolgimento delle attività.

8.       Governance della Cooperativa: fatto salvo il diritto dei soci di intraprendere le procedure previste per le modifiche statutarie, al momento attuale la Governance della Cooperativa è regolata dallo Statuto nei diciassette articoli che vanno dal n. 34 al n.50 i quali individuano gli organi della Società : a) L’Assemblea dei soci b)il Consiglio d’amministrazione c)il Collegio dei Sindaci d) il Collegio dei Probiviri e)la Consulta. Nella prassi corrente opera un Consiglio d’Amministrazione di 15 consiglieri che eleggono tra loro un Presidente, uno o due Vice Presidenti e un Segretario. Il Consiglio nomina un Comitato Esecutivo composto da tre o più membri i quali possono essere delegati per materie e compiti specifici.  Pur essendo la regola della maggioranza a rendere valide le delibere del Consiglio d’Amministrazione , questo organismo ha carattere collettivo e unitario e mal sopporta le logiche degli organismi politici che distinguono al loro interno maggioranze e opposizioni/minoranze. Al contrario i principi fondanti dell’amicizia e della solidarietà devono anche ispirare la conduzione dei lavori del Consiglio da parte del suo Presidente in particolare per agevolare al massimo il compito dei singoli consiglieri fornendo loro il necessario ed esauriente materiale documentale e informativo necessario per assumere decisioni consapevoli e responsabili, diritto questo dei consiglieri d’amministrazione sanzionato palesemente dal Codice Civile e sotto stretta vigilanza del Collegio dei Sindaci. Gli stessi consiglieri hanno diritto di accesso alle sedute del Comitato Esecutivo pur non essendo parte specifica di questo organismo e non potendo neppure prendere la parola. Il Consiglio vigila sul sereno e pacifico svolgimento della vita sociale della comunità incentivando il superamento di controversie tra soci e consigliando in ogni occasione il ricorso volontario al Collegio dei Probiviri che ha lo specifico compito di esperire il tentativo di conciliazione. E’ andata in desuetudine la costituzione di una Consulta prevista dall’art.50 dello Statuto.

9.       Garante del Codice Etico: la Cooperativa, attraverso appropriata delibera del Consiglio d’Amministrazione, assegna le funzioni di Garante ad un organismo di vigilanza composto da tre membri all’interno dei quali viene nominato un Presidente. I componenti del suddetto organismo verranno individuati tra i soci che abbiano maturato una lunga esperienza amministrativa all’interno della Cooperativa o che abbiano raggiunto particolari competenze giuridiche nella propria esperienza professionale. Al Garante è assegnato il compito di: promuovere e facilitare l’attuazione del Codice Etico; riferire e proporre al Consiglio d’Amministrazione le iniziative utili per la maggiore conoscenza del Codice, esaminare le notizie di possibili violazioni del Codice, promuovendo le verifiche più opportune e comunicare i risultati delle verifiche stesse per l’adozione di eventuali provvedimenti sanzionatori. Il Garante presenta inoltre al Collegio Sindacale nonché al Presidente della Cooperativa, che ne riferiscono al Consiglio d’Amministrazione, una relazione semestrale sull’attuazione e l’eventuale necessità di aggiornamento del Codice. Chiunque può rivolgersi al Garante per iscritto o comunicando direttamente ai seguenti recapiti:

10.   Valore contrattuale del Codice: l’osservanza delle norme del Codice deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali di tutte le persone che operano nella Cooperativa Poggio dei Pini ai sensi e per gli effetti della legge applicabile. La violazione dei principi e dei contenuti del Codice potrà costituire inadempimento delle obbligazioni primarie del rapporto di lavoro o illecito disciplinare, con ogni conseguenza di legge anche in ordine alla conservazione del rapporto di lavoro.